fbpx

Organizácia podujatí alebo ako zorganizovať kvalitnú akciu?

organizácia podujatí

Organizácia podujatí je časovo, organizačne a psychicky náročná záležitosť. Len ten, kto sa na organizácii niečoho podujal vie, čo všetko treba na to, aby 1 dňové podujatie bolo úspešné. Netreba sa však vzdávať.

Tento článok je krátkym návodom ako na to.

Organizácia podujatí začína otázkou pre koho to robím?

Komu je moje podujatie určené a kto chcem aby na neho prišiel. Toto je základná otázka na základe ktorej budem oslovovať speakrov a robiť propagáciu. Nepodliehaj svojmu egu, že čo zaujíma teba zaujíma isto aj veľa iných ľudí. Prekvapivo to nie je pravda ani v rámci tvojej sociálnej bubliny.

Ďalšou podstatnou otázkou je, pre koľko ľudí to robím. Tu sa dostávame k otázke priestoru, zabezpečenia techniky a hygienickým požiadavkám. Na základe týchto údajov si môžem zostaviť rozpočet a plánovať financovanie.

Dopraj si čas

Každému týmu trvá určitý čas, kým sa zladí, určia sa kompetencie. Väčšinou sa tieto podujatia robia popri práci, škole a tá sa nie vždy dá predvídať.

Snaž sa spoznať a overiť schopnosti členov tímu skôr ako ich oslovíš na spoluprácu.

Pri úspešných podujatiach je bežné, že na jeden deň podujatia pripadá mesiac príprav (pokiaľ to nerobíš profesionálne). Aj po vhodnom výbere speakrov na základe kritérii podujatia (aj tá najväčšia hviezda nemusí mať prezentačné schopnosti alebo sa nehodí do konceptu podujatia), treba ich osloviť v časovom predstihu. Podujatia sú len jednou časť ich práce a ešte keď majú vystupovať zadarmo, tak potrebujú dostatok času aby vás zaradili do svojho kalendára.

Ďalší dôvod, prečo treba mať dostatok času je zháňanie priestorov (cena/kvalita), občerstvenia, techniky…Toto všetko musí do seba zaklapnúť behom pár dní.

Všetko sa môže pokaziť preto by sa malo dať všetko nahradiť

Pokazené auto, lepšia ponuka, nemoc…všetko dôvody, prečo speakry a účinkujúci neprídu na podujatie. Ako sa tomu brániť?

  • Obvolať ich a potvrdiť účasť týždeň pred podujatím, aby nezabudli.
  • Obvolať ich a potvrdiť účasť deň pred podujatím, aby ste nemali problém.

Speakri v zálohe sú samozrejmosťou.

Samozrejmosťou by mala byť v zálohe technika, ktorú používame. Nespoliehajme na technika hlavne ak najväčším kritériom bola cena. Zálohy niečo stoja.

Plánovanie

Organizácia podujatí potrebuje detailné plánovanie a aby sme mohli plánovať potrebujeme vedieť čo potrebujeme, máme zo svojich zdrojov (lacno a odskúšané) a čo treba z externých zdrojov (otázna kvalita a dopad na rozpočet).

Aby sme vedeli, čo potrebujeme oslovme hostí z ich požiadavkami (najmä hudobníkov). Pri výbere miesta nepočítajme len s cenou, ale aj s vybavením a možnými službami. Konečnú cenu si dorovnávajme nákladmi na konečný požadovaný stav. Poskytovatelia kvalitných priestorov zabezpečia všetko a hlavne majú zladených dodávateľov. Za tento komfort si určujú aj o niečo vyššiu cenu.

Deň pred podujatím si spravte generálku. Na nej sa ukážu problémy na ktoré sa nemyslelo a stále je dostatok času ich odstrániť. Ak generálka dopadne úspešne, nič už nemente pokiaľ to nie je naozaj nevyhnutné. Ako technik viem, aké je náročné, keď má človek nastavenú techniku a zrazu z ničoho nič musí všetko prestavovať a to v rekordnom čase. Väčšinou to poznať na kvalite.

Organizátor a jeho tým nie je divák

Pre organizátorov a jeho tým je podujatie v prvom rade práca a až potom podujatie. Neustále treba reagovať na požiadavky účastníkov, predvídať udalosti a riešiť tie, ktoré vznikli, zapisovať si, čo zlepšiť.

Často tu nie je čas na jedlo, odpočinok, pitie, preto si spravte zásoby jednohubiek a dostatku nápojov v malej prenosnej fľaši.

Pamätaj, že podujatie končí až keď je priestor, technika a inventár odovzdaný, spravený záverečný sumár. Až potom sa môže ísť na záverečné pivo a rekapitulovať.

Ak potrebuješ pomôcť s organizáciou podujatí, kontaktuj nás

 

 

 

Uložiť odkaz do záložiek.

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.