fbpx

Technické zabezpečenie veľkej akcie ako na to

Technické zabezpečenie veľkej akcie ako bolo Konferencia domáceho vzdelávania 2018, kde O.Z. Videoškola zabezpečovalo ozvučenie, nahrávanie, stream, SliDo dvoch veľkých a a jednej malej miestností si vyžaduje plánovanie, prípravu, prevenciu, postprodukciu a publikovanie. Všetky tieto kroky sú dôležité a majú vplyv jeden na druhý.

Túto konferenciu sme zvládli a rady pomôžeme aj pri iných konferenciách neziskových organizácii, ktoré sa chcú zadarmo podeliť o svoje skúsenosti a to bezplatne. Samozrejme uvítame každú podporu O.Z. Videoškola, či už  prihláseným na odber nášho YouTube kanála alebo prispením na transparentný účet.

Technické zabezpečenie veľkej akcie – plánovanie

Prvým krokom na úspešné zvládnutie veľkej akcie je jej včasné plánovanie, cca mesiac do pred samotným uskutočnením, doplnenie techniky na danú akciu a prípravu spolupracovníkov.

V plánovaní treba zistiť všetky požiadavky a hlavne či ich zabezpečí organizátor alebo technik. Doporučujem sa na tieto požiadavky jasne spýsať a dať podpísať organizátorovi. Vyhnete sa tak zbytočným sporom a máte sa o čo oprieť. Ako technik musíte v hlave rozmýšľať, čo to pre vás znamená a pýtať sa doplňujúce otázky. Napríklad v prípade ozvučenia je na mieste otázka, koľkí rečnící budú hovoriť v rovnakom čase a tomu prispôsobiť počet mikrofónov.

Technické zabezpečenie veľkej akcie najmä v prípade ak organizátor nemá veľký rozpočet zahŕňa optimalizáciu t.j. ako najlepšie môžem využiť danú techniku (najdôležitejšie prezentácie do jednej miestnosti s najlepšou technikou), prípadne použite novej techniky pri inej akcii (nákup GoPro 7 na natáčanie v malej miestnosti skrz širokouhlý záber a jej následné využitie v druhom projekte). K optimalizácii patrí aj využitie techniky v priestoroch.

 

Vďaka využitiu širokouhlej šošovky je napriek blízkej vzdialenosti vidieť všetko podstatné a vďaka prirodzene rozšírenému obrazu môžete vidieť túto prednášku.

Najťažšou úlohou je plánovanie pomocníkov. V prípade ak máme dostatok vlastných spolupracovníkov je to super, horšie je, ak sme odkázaný na organizátora, ktorý ich dodáva z radov dobrovoľníkov. Väčšinou nie sú technicky zdatní a preto ich treba zaškoliť. Bohužiaľ aj v tomto prípade musíte myslieť za organizátora a spýtať sa, čo všetko dobrovoľník zabezpečí. Na jednu miestnosť budete potrebovať uvádzača (vysvetľuje ako použiť techniku, predstavuje prednášajúceho, upozorňuje na možnosti využiť SliDo…) a samotnú obsluhu kamery a/alebo mixu.

Príprava

V priebehu prípravy si pozrieme miestnosti v ktorých sa daná akcia bude konať. Nezabúdajme sa pýtať na ovládanie už existujúcej techniky ako projektory, mixpulty, osvetlenie. Snažme sa túto techniku v rámci optimalizácie zakomponovať spolu s našou. Prejdime sa pozorne každú miestnosť. Stalo sa nám, že aj keď projektory v dvoch miestnostiach sa pripájali káblom, v 3. bezdrôtovo.

Techniku si pripravme a otestujme najneskôr deň vopred ak je to možné v stave v akom ju budeme používať pri akcii. Po nastavení nič nemeňte ani neodpájajte. Nie je nič horšie ak sa vám pri napájaní roztrhne kábel hodinu pred akciou a vy musíte improvizovať a hľadať riešenia namiesto vopred premyslených krokov.

 

Napriek tomu, že sme 12 hodín mali otestovanú techniku na druhý deň bol problém s káblom. Zabralo to veľa času potrebného na livestream skrz kameru. Vďaka prevencii sme akciu streamovali skrz mobil.

 

Do prípravy zapájajte dobrovoľníkov, aby vedeli čo je dôležité a ako riešiť drobné problémy.

Technické zabezpečenie veľkej akcie a prevencia

Prvý krok prevencie nastáva pri plánovaní a to dohodnutím, kto čo zabezpečí, za čo je zodpovedný a na čo sú dobrovoľníci. Nemôžete ovplyvniť všetko a kvalita vašej práce bude závisieť aj na organizátorovi. Nie všetok neúspech je vaša vina.

Pýtajte sa čo ak? Čo ak vypadne mikrofón? Mám náhradný? Vie ho spolupracovník zapnúť a skontrolovať všetky funkcie? Čo ak nepôjde projektor? Je dôležitý? Mám náhradný? Mám všetky potrebné redukcie? (počuli ste už o HP redukcii?)  Čo ak vypadne kamera? Čo ak prednášajúci nepotrebuje mikrofón (a naša technika je napojená na mix).

 

Pri tejto prezentácii sa prednášajúca z logických dôvodov nepoužiť mikrofón. Našťastie sme mali oproti predchádzajúcej (neuverejnenej) prednáške zapnutý externý mikrofón.

Zabezpečte si bezproblémový prístup k technike.

Postprodukcia

Už počas akcie si zapisujte problematické miesta (zmena svetla, použitie počítača, náhle vyrušenie) aj s časom a miestom. Počas postprodukcie budete na to pripravený.

Myslite, že svetlo z projektoru a osvetlenia prípadne prirodzeného svetla má inú vlnovú dĺžku. Pýtajte si prezentácie a zakomponujte ich do prednášky vďaka strihu. Slidy sa ľahko screanuju z obrazovky počítača, takže nie ste odkázaní na ich transformovanie do JPG súborov.

Pýtajte si logo akcie a partnerov. Dávajte si pozor. Nie všetky formáty sa dajú použiť vo videu.

 

Po spustení videa v 5 sekunde chýba logo partnera (čierny štvorec) skrz formát napriek tomu, že išlo o mediálnu spoločnosť. 

Pripravte si jednotný formát na popisky účinkujúcich a začiatku akcie ako aj názov prednášky.

Publikovanie

Publikovanie by malo prebehnúť čo najskôr od ukončenia akcie pokiaľ ju ľudia majú ešte v čerstvej pamäti. Vyhraďte si aj po akcii dostatočný čas na postprodukciu.

Dohodnite sa na formáte a mieste publikovania a hlavne čase, do kedy odovzdáte materiály. V prípade ak robíte zadarmo dohodnite sa od kedy bude akcia prístupná verejnosti. Je to Vaša reklama.

Uložiť odkaz do záložiek.

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.